Организация научной конференцииКак и в любом серьезном мероприятии, в проведении научной конференции очень большое значение имеет планирование. Чем тщательнее вы продумаете организационные моменты, тем меньше неприятных неожиданностей ждет вас непосредственно во время проведения самой конференции. Если нет опыта планирования мероприятий подобного рода, есть смысл привлечь сторонних организаторов. Если же вы все-таки решились, сделать все самостоятельно, попытаемся дать вам несколько советов.

Планирование, планирование и еще раз планирование

Грамотное планирование — половина успеха. Продумайте все организационные моменты. Хотя бы тезисно ознакомьтесь с материалами докладчиков и убедитесь, что их доклады вписываются в проблематику конференции. Определитесь, насколько широкий круг вопросов должен подниматься. Ставится ли задача найти пути решения какой-либо проблемы путем «мозгового штурма» или же планируется лишь обмен мнениями, очерчивающими круг вопросов?

У вас должны быть ответы на все вопросы: размещение гостей, очередность докладов, установка оборудования, сопутствующие мероприятия… Вы должны четко представлять, что, где, как и когда будет происходить и кто за что отвечает. Лишь грамотно все спланировав, вы можете быть уверены в успешности мероприятия.

Организация синхронного перевода

Если вы проводите конференцию в столице и приглашаете гостей из-за рубежа, которые здесь впервые, то не лишним будет показать им достопримечательности города. В таком случае вам понадобится гид-переводчик — в Москве их очень много, а найти его можно, например, на популярной бирже профессиональных переводчиков «Переводчик.me».

Там же можно подобрать специалиста синхронного перевода. По следующей ссылке вы можете узнать более подробно, как выбрать переводчика-синхрониста https://perevodchik.me/blog/chto-dolzhen-umet-perevodchik-sinhronist.

День проведения научной конференции

Нежелательно планировать проведение конференции на:

  • выходные и праздничные дни;
  • понедельник (люди входят в рабочий ритм после выходных и менее склонны принимать участие в различных мероприятиях);
  • государственные и религиозные праздники, концерты, массовые спортивные состязания и другие мероприятия, способные оттянуть часть ЦА.

Еще более актуален последний пункт для дней, в которые проводятся мероприятия конкурирующих структур: выставки, презентации, конференции и так далее. Оптимальные дни недели для проведения научной конференции — среда, четверг и пятница.

Заключительный этап

Мало спланировать проведение конференции. Недостаточно пригласить ведущих специалистов отрасли, поскольку без продуманной и эффективной рекламной кампании заслушивать доклады именитых гостей будет попросту некому. Итак, если первая половина успеха — это грамотное планирование проведения научной конференции, то вторая — грамотный PR с учетом целевой аудитории. Чем эффективнее будет реклама, тем более массовым, известным и эффективным будет и само мероприятие.